Quand faut-il créer une nouvelle fiche de données de sécurité et quand une mise à jour suffit-elle ?
Dans la pratique, il est courant que la composition, la classification ou le cadre législatif d’un produit évolue. À chaque changement, une question se pose : est-il suffisant de mettre à jour la fiche de données de sécurité ou faut-il en créer une nouvelle ? Cette distinction est essentielle non seulement pour se conformer à la législation, mais aussi pour une bonne gestion interne de la documentation et pour maintenir la confiance des clients.
Quand faut-il créer une nouvelle fiche de données de sécurité ?
Une nouvelle fiche doit être établie lorsque l’on ne se contente pas de mettre à jour des informations, mais qu’il s’agit d’un nouveau produit.
Cela signifie :
- Un mélange avec une composition ou une fonction différente a été créé, distinct du mélange initial.
- Le produit est destiné à un nouvel usage, ou est mis sur le marché sous une nouvelle marque commerciale et doit être communiqué de manière indépendante.
- Il est importé de l’étranger et mis sur le marché dans un autre pays.
Dans ces cas, une simple révision du document existant ne suffit pas – une nouvelle FDS doit être créée « à partir de zéro ».
Que signifie la « mise à jour » d’une fiche de données de sécurité ?
Une mise à jour (ou plus précisément une révision) est une nouvelle version du même document pour le même produit. Elle intervient lorsque les informations changent, mais que l’identité du produit reste inchangée – même composition, même nom, même usage. Aucun délai précis n’est imposé – la mise à jour doit être effectuée sans délai excessif dès qu’un changement est identifié ou selon les échéances légales (ex. : format de la FDS).
Il faut réviser la FDS notamment dans les cas suivants :
- Changement de classification du produit – ajout d’une classe de danger, modification des mentions H, du mot d’avertissement ou des conseils de précaution.
- Modification de la composition – ex. : changement de concentration ou de formulation.
- Nouvelles informations sur les dangers – obtenues à partir d’études scientifiques, de données disponibles ou d’expérience pratique.
- Modification de la législation – notamment annexe II du règlement REACH ou nouvelles exigences du CLP.
- Changement des valeurs limites dans la section 8.
- Modifications administratives – ex. : coordonnées, usage recommandé ou instructions de stockage/transport.
Chaque mise à jour doit être enregistrée dans la section 16.
Comment faire la distinction ?
Une approche utile :
- La classification change, mais le produit reste le même ? → Mettez à jour la FDS.
- Le changement est tel que l’utilisateur percevra un nouveau produit ? → Créez une nouvelle FDS.
Obligation d’informer et délais
Selon le règlement REACH, le fournisseur est tenu de fournir sans délai la FDS mise à jour aux clients lorsque les changements :
- affectent la classification de la substance ou du mélange,
- apportent de nouvelles informations importantes pour la gestion des risques ou la sécurité d’utilisation,
- résultent de modifications législatives à intégrer dans le contenu de la FDS.
La législation ne précise pas de délai exact – l’information doit être transmise sans retard injustifié. Toutes les modifications doivent être indiquées clairement dans la section 16 avec la date de révision et un bref descriptif.
Résumé
Faire la distinction entre mise à jour et création d’une nouvelle FDS est essentiel pour se conformer à la réglementation. La révision s’applique à un produit existant. Une nouvelle FDS est requise lorsqu’il s’agit d’un nouveau produit avec une autre identité, composition ou usage.
Une documentation de qualité et à jour est la base de la sécurité au travail et de la protection de la santé et de l’environnement. Une mise à jour en temps voulu aide à éviter des sanctions et à préserver la crédibilité de l’entreprise.
Des solutions logicielles comme SBLCore vous permettent de suivre les modifications, d’évaluer les risques et de gérer les versions de documents automatiquement.
Remarque : Cet article est à but informatif et ne remplace pas la législation en vigueur.
Sources recommandées :
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