Wann muss ein neues Sicherheitsdatenblatt erstellt werden und wann reicht ein Update?

In der Praxis ist es üblich, dass sich die Zusammensetzung, die Einstufung oder der rechtliche Rahmen von Produkten ändern. Bei jeder solchen Änderung stellt sich die Frage: Reicht eine Aktualisierung des Sicherheitsdatenblatts (SDB) oder muss ein neues erstellt werden? Die Unterscheidung ist nicht nur aus rechtlicher Sicht wichtig, sondern auch im Hinblick auf die interne Dokumentenverwaltung und die Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden.

Wann muss ein völlig neues Sicherheitsdatenblatt erstellt werden?

Ein neues Sicherheitsdatenblatt muss erstellt werden, wenn es sich nicht nur um eine Aktualisierung von Informationen handelt, sondern um ein neues Produkt an sich.

Das bedeutet:

• Es wurde ein Gemisch mit abweichender Zusammensetzung oder anderer Funktion entwickelt, das sich wesentlich vom ursprünglichen Gemisch unterscheidet.
• Das Produkt erhält eine neue Verwendung oder wird unter einer neuen Handelsmarke auf den Markt gebracht und muss unabhängig vom vorherigen Produkt kommuniziert werden.
• Es wurde im Ausland gekauft und in einem anderen Land auf den Markt gebracht.

In solchen Fällen reicht eine Überarbeitung des bestehenden Dokuments nicht aus – ein neues SDB muss „von Grund auf“ erstellt werden.

Was bedeutet „Aktualisierung“ eines Sicherheitsdatenblatts?

Eine Aktualisierung (genauer gesagt eine Überarbeitung) ist eine neue Version desselben Dokuments für dasselbe Produkt. Sie erfolgt, wenn sich Informationen ändern, das Produkt aber in seiner Identität gleich bleibt – also gleiche Zusammensetzung, gleicher Name, gleiche Verwendung. Ein fester Zeitrahmen für Aktualisierungen ist nicht definiert – sie müssen unverzüglich nach Kenntnisnahme oder im Einklang mit gesetzlichen Fristen (z. B. hinsichtlich des SDB-Formats) erfolgen.

Eine Überarbeitung des Sicherheitsdatenblatts ist insbesondere in folgenden Fällen erforderlich:

• Änderung der Produkteinstufung – z. B. Hinzufügen einer neuen Gefahrenklasse, Anpassung der H-Sätze, Signalwörter oder empfohlenen Schutzmaßnahmen.
• Änderung der Zusammensetzung – z. B. Änderung der Stoffkonzentrationen oder der gesamten Rezeptur.
• Neue Informationen zur Gefährdung (bezogen auf einzelne Stoffe oder die Neuberechnung der Produkteinstufung) – aus wissenschaftlichen Studien, Praxiserfahrungen oder verfügbaren Daten.
• Rechtsänderungen – insbesondere Anpassungen von Anhang II der REACH-Verordnung (Format und Struktur des SDB) oder neue Anforderungen gemäß CLP.
• Änderung der Arbeitsplatzgrenzwerte im Abschnitt 8.
• Administrative Änderungen, wie z. B. neue Kontaktdaten, empfohlene Verwendungen oder Klarstellungen zur Lagerung und zum Transport.

Jede Aktualisierung muss in Abschnitt 16 dokumentiert werden.

Wie lässt sich unterscheiden, was was ist?

Eine hilfreiche Faustregel lautet:

• Die Einstufung ändert sich, aber das Produkt bleibt „dasselbe“? → SDB aktualisieren.
• Die Änderung ist so erheblich, dass der Anwender das Produkt als neu wahrnehmen würde? → Neues SDB erstellen.

Informationspflicht und zeitliche Anforderungen

Gemäß der REACH-Verordnung ist der Lieferant verpflichtet, das aktualisierte Sicherheitsdatenblatt unverzüglich bereitzustellen, wenn Änderungen:

• die Einstufung der Substanz oder des Gemisches betreffen,
• neue Informationen enthalten, die für das Risikomanagement oder die sichere Verwendung des Produkts relevant sind,
• sich aus rechtlichen Änderungen ergeben, die im Inhalt des SDB berücksichtigt werden müssen.

Das Gesetz legt keine genaue Frist in Tagen fest – entscheidend ist, dass die Information ohne unnötige Verzögerung erfolgt. Alle Änderungen sollten in Abschnitt 16 des SDB klar dokumentiert werden – inklusive Revisionsdatum und kurzer Beschreibung der Änderungen.

Zusammenfassung

Die Unterscheidung zwischen einer Aktualisierung und der Erstellung eines neuen Sicherheitsdatenblatts ist entscheidend für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Eine Überarbeitung ist angebracht, wenn sich Einstufung, Zusammensetzung oder rechtlicher Rahmen eines bestehenden Produkts ändern. Ein neues SDB ist erforderlich, wenn es sich um ein völlig neues Produkt mit anderer Identität, Zusammensetzung oder Verwendungszweck handelt.

Eine qualitativ hochwertige und aktuelle Dokumentation ist die Grundlage für Arbeitssicherheit sowie Gesundheits- und Umweltschutz. Eine rechtzeitige und korrekte Aktualisierung des SDB hilft Unternehmen außerdem, Sanktionen zu vermeiden und ihre Glaubwürdigkeit gegenüber Partnern zu sichern.

Spezialisierte Softwarelösungen wie SBLCore können Sie bei Entscheidungen unterstützen – etwa bei der Verfolgung von Einstufungsänderungen, der Bewertung von Risiken basierend auf der Zusammensetzung und der Automatisierung der Dokumentenversionierung. So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht und alle Änderungen korrekt erfasst und dokumentiert werden.

Hinweis: Dieser Artikel dient lediglich der Information und ersetzt nicht die geltende Gesetzgebung.

Empfohlene Quellen:

• Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH)
• Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 (CLP)
• Anhang II REACH – Anforderungen an die Erstellung von SDB
• Europäische Chemikalienagentur (ECHA) – Leitlinien zu SDB