¿Cuándo es necesario crear una nueva ficha de datos de seguridad y cuándo basta con una actualización?

En la práctica, es común que cambien la composición, la clasificación o el marco legislativo de los productos. Ante cada cambio surge la pregunta: ¿es suficiente actualizar la ficha de datos de seguridad o es necesario crear una nueva? Distinguir entre ambas situaciones es importante no solo por motivos legales, sino también para una adecuada gestión documental y la credibilidad frente a los clientes.

¿Cuándo es necesario crear una nueva ficha de datos de seguridad?

Debe elaborarse una nueva ficha cuando no se trata solo de actualizar la información, sino de un producto completamente nuevo.

Esto significa:

• Se ha creado una mezcla con una composición o función distinta, que difiere significativamente de la original.
• El producto tiene un nuevo uso o se comercializa bajo una marca comercial independiente y debe comunicarse de forma separada del producto anterior.
• Ha sido adquirido en el extranjero y se introduce en otro estado.

En tales casos, no basta con revisar el documento existente – se debe crear una nueva FDS “desde cero”.

¿Qué significa “actualización” de la ficha de datos de seguridad?

Una actualización (o más precisamente una revisión) es una nueva versión del mismo documento para el mismo producto. Se realiza cuando cambia la información, pero la identidad del producto permanece igual – misma composición, nombre y finalidad. No hay un plazo definido para la actualización – debe hacerse sin demora injustificada tras identificar los cambios o conforme a los plazos legales (por ejemplo, en relación con el formato de la FDS).

Debe revisarse la FDS especialmente en los siguientes casos:

• Cambio en la clasificación del producto – por ejemplo, incorporación de una nueva clase de peligro, modificación de frases H, palabra de advertencia o medidas recomendadas.
• Cambio en la composición – por ejemplo, modificación de la concentración de sustancias o de la fórmula completa.
• Nuevas informaciones sobre peligros – obtenidas a partir de estudios científicos, experiencia práctica o datos disponibles.
• Cambios legislativos – como actualizaciones del Anexo II del Reglamento REACH o nuevos requisitos en CLP.
• Cambios en los valores límite de la sección 8.
• Modificaciones administrativas, como datos de contacto, usos recomendados o instrucciones de transporte y almacenamiento.

Cada actualización debe registrarse en la sección 16.

¿Cómo distinguir una cosa de la otra?

Un enfoque útil:

• ¿Cambia la clasificación pero el producto sigue siendo el mismo? → Actualiza la FDS.
• ¿El cambio es tan significativo que el usuario lo percibe como un producto nuevo? → Crea una nueva FDS.

Obligación de informar y plazos

Según el Reglamento REACH, el proveedor está obligado a proporcionar sin demora la FDS actualizada a sus clientes si los cambios:

• afectan a la clasificación de la sustancia o mezcla,
• aportan nueva información relevante para la gestión del riesgo o el uso seguro,
• se derivan de modificaciones legislativas que deben reflejarse en la FDS.

La normativa no establece un plazo exacto – lo esencial es actuar sin demora. Recomendamos registrar todos los cambios claramente en la sección 16, incluyendo la fecha de revisión y un breve resumen de las modificaciones.

Resumen

Distinguir entre actualización y creación de una nueva ficha es clave para el cumplimiento normativo. La revisión aplica a productos existentes con cambios en la clasificación, composición o marco legal. Una nueva FDS es necesaria cuando el producto es completamente nuevo, con distinta identidad, composición o uso.

Una documentación de calidad y actualizada es esencial para la seguridad laboral y la protección de la salud y del medio ambiente. La actualización oportuna evita sanciones y mantiene la confianza de los socios.

Herramientas especializadas como SBLCore ayudan a monitorizar cambios de clasificación, evaluar riesgos y automatizar la gestión documental.

Aviso: Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye la legislación vigente.

Fuentes recomendadas:

• Reglamento (CE) n.º 1907/2006 (REACH)
• Reglamento (CE) n.º 1272/2008 (CLP)
• Anexo II de REACH – Requisitos para la FDS
• ECHA – Guías sobre las FDS