Milloin on laadittava uusi käyttöturvallisuustiedote ja milloin pelkkä päivitys riittää?

Käytännössä tuotteiden koostumus, luokitus tai lainsäädäntö muuttuu usein. Jokaisen muutoksen yhteydessä herää kysymys: riittääkö käyttöturvallisuustiedotteen päivittäminen vai onko laadittava uusi tiedote? Tämän erottaminen on tärkeää sekä lakisääteisten velvoitteiden että asiakirjahallinnan ja asiakasluottamuksen kannalta.

Milloin uusi käyttöturvallisuustiedote on tarpeen?

Uusi käyttöturvallisuustiedote on laadittava, kun kyse ei ole vain tietojen päivittämisestä, vaan täysin uudesta tuotteesta.

Tämä tarkoittaa:

• On syntynyt seos, jolla on eri koostumus tai käyttötarkoitus, ja joka eroaa olennaisesti alkuperäisestä.
• Tuotteelle on määritelty uusi käyttötarkoitus, tai se tuodaan markkinoille uudella kaupallisella nimellä ja sitä on käsiteltävä erillisenä tuotteena.
• Tuote on hankittu ulkomailta ja tuodaan markkinoille toisessa maassa.

Näissä tapauksissa pelkkä olemassa olevan asiakirjan päivitys ei riitä – laaditaan täysin uusi SDS alusta alkaen.

Mitä käyttöturvallisuustiedotteen „päivitys” tarkoittaa?

Päivitys (täsmällisemmin revisio) on saman asiakirjan uusi versio samalle tuotteelle. Se tehdään, kun tiedot muuttuvat, mutta tuotteen identiteetti pysyy samana – koostumus, nimi ja käyttötarkoitus eivät muutu. Päivitykselle ei ole määritelty aikarajaa, mutta se on tehtävä ilman aiheetonta viivytystä, kun muutokset havaitaan tai lainsäädäntö niin vaatii (esim. SDS-muodon osalta).

Revisio on tehtävä erityisesti seuraavissa tapauksissa:

• Tuotteen luokituksen muutos – esimerkiksi uuden vaaraluokan lisääminen, H-lausekkeiden tai varoitussanan muuttaminen.
• Koostumuksen muutos – esimerkiksi aineiden pitoisuuksien tai reseptin muuttaminen.
• Uutta tietoa vaarallisuudesta – tieteellisistä tutkimuksista, käytännön kokemuksista tai saatavilla olevista tiedoista.
• Lainsäädännön muutokset – esimerkiksi REACH-asetuksen liitteen II muutokset tai CLP-vaatimusten uudistukset.
• Altistumisen raja-arvojen muutokset osassa 8.
• Hallinnolliset muutokset, kuten yhteystiedot, suositeltu käyttö tai kuljetus- ja varastointiohjeet.

Kaikki päivitykset on dokumentoitava osaan 16.

Miten erottaa tilanteet?

Hyödyllinen ohje:

• Luokitus muuttuu, mutta tuote on sama? → Päivitä SDS.
• Muutos on niin merkittävä, että käyttäjä kokisi sen uutena tuotteena? → Laadi uusi SDS.

Tiedottamisvelvollisuus ja aikavaatimukset

REACH-asetuksen mukaan toimittajan on annettava päivitetty käyttöturvallisuustiedote asiakkaille viipymättä, jos muutokset:

• vaikuttavat aineen tai seoksen luokitukseen,
• tuovat esiin uusia riskejä tai turvallisen käytön kannalta olennaista tietoa,
• johtuvat lainsäädännön muutoksista, jotka on sisällytettävä SDS:ään.

Lainsäädäntö ei määritä tarkkaa määräaikaa – tärkeintä on toimia viivytyksettä. Suosittelemme merkitsemään kaikki muutokset selkeästi osaan 16, mukaan lukien tarkastuspäivämäärä ja lyhyt kuvaus muutoksista.

Yhteenveto

On tärkeää erottaa, milloin päivitys riittää ja milloin uusi SDS on laadittava. Päivitys koskee olemassa olevaa tuotetta, kun muuttuvat luokitus, koostumus tai sääntelykehys. Uusi käyttöturvallisuustiedote tarvitaan, jos tuote on täysin uusi.

Hyvin laadittu ja ajan tasalla oleva dokumentaatio on työ- ja ympäristöturvallisuuden perusta. Ajantasainen SDS auttaa myös välttämään seuraamuksia ja tukee yrityksen luotettavuutta.

Erikoisohjelmistot, kuten SBLCore, auttavat seuraamaan muutoksia, arvioimaan riskejä ja hallinnoimaan asiakirjaversioita automaattisesti.

Huomautus: Tämä artikkeli on tarkoitettu tiedotustarkoitukseen eikä korvaa voimassa olevaa lainsäädäntöä.

Suositellut lähteet:

• Asetus (EY) N:o 1907/2006 (REACH)
• Asetus (EY) N:o 1272/2008 (CLP)
• REACH liite II – SDS-vaatimukset
• ECHA – Ohjeet SDS:stä